Размер шрифта
Интервал
Изображения
Генеральная прокуратура
Кыргызской Республики
официальный сайт
Иссык-Кульская область Чуйская область Талаская область Нарынская область Джалал-Абадская область Ошская область Баткенская область

Телефон доверия:
54-28-18

 
 

Генеральный прокурор Кыргызской Республики Курманкул Зулушев, на мероприятии по случаю 96-летия Кыргызской прокуратуры вручил награды ряду сотрудников органов прокуратуры

Утверждена приказом Генерального прокурора
Кыргызской Республики
от «18» февраля 2019 года №9-П
 

Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Кыргызской Республики

I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Кыргызской Республики (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию службы документооборота, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в подразделениях, входящих в структуру Генеральной прокуратуры Кыргызской Республики, военной, специализированных прокуратурах, прокуратурах областей, городов, районов и распространяется на документы несекретного характера, а также имеющий гриф «Для служебного пользования».

2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

3. Положения Инструкции, распространяются на организационно-распорядительные и информационно – справочные документы (приложение 1), на остальные (процессуальные, финансовые и другие) – только в части, касающейся общих принципов работы и подготовки  к сдаче в архив.    

Порядок работы с секретными документами, в том числе с документами по оперативно – розыскной деятельности, определяется приказами Генерального прокурора Кыргызской Республики и специальными инструкциями.

Работа архива регламентируется Законом Кыргызской Республики «О национальном архивном фонде Кыргызской Республики».

4. Делопроизводство в органах прокуратуры Кыргызской Республики  ведется на государственном и официальном языках.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур оформляются на государственном и официальном языках республики.

5. Общее руководство делопроизводством в Генеральной прокуратуре осуществляет один из ее руководителей. В Военной прокуратуре, прокуратурах областей и специализированных прокуратурах руководители.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, районных (городских) прокуратурах возлагается на руководителей этих подразделений и прокуратур. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

6. Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Генеральной прокуратуры и в подчиненных прокуратурах осуществляются отделом приема граждан и документооборота Генеральной прокуратуры республики.

7. Непосредственное ведение делопроизводства и работу архива осуществляют специалисты службы документооборота.

8. Прокуроры, следователи, специалисты несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут знакомиться только работники прокуратуры, имеющие к ним непосредственное отношение.

Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных производств и отдельных документов, ознакомление других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов, а также публикация в печати, оглашение по радио, телевидению, использование в докладах, лекциях и выступлениях допускаются только с разрешения руководителя прокуратуры.

10. Каждому  гражданину по его просьбе должна  быть предоставлена возможность знакомиться с  документами  и  материалами, приобщенными в надзорное производство  и затрагивающими  его  права  и  свободы, в том числе предоставляться  доступ к Единому реестру преступлений и проступков (далее ЕРПП), если это не затрагивает права и свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющую государственную или иную охраняемую законом тайну, если иное не предусмотрено законом.

Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель прокуратуры, структурного подразделения. Работник прокуратуры, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку. 

В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину дается разъяснение со ссылкой на статьи закона или иного нормативного правового акта, ограничивающего его право на ознакомление с указанными документами, материалами и надзорными производствами.

Работники отдела приема граждан и документооборота по устным (телефонным) запросам граждан или представителей организаций могут сообщать им:

- входящий регистрационный номер документа;
- дату регистрации;
-наименование прокуратуры, структурного подразделения в которых находится на рассмотрении обращение;
- дату направления ответа;
- информацию о продлении срока рассмотрения обращения;
- исходящий номер документа.

11.При увольнении или временном отсутствии  (отпуск, командировка и т.д.) все находящиеся у работников неисполненные документы, дела согласно письменному указанию руководителя подразделения, районного (городского) прокурора передаются другому исполнителю через службу документооборота с обязательной отметкой на карточках.

При увольнении работника, осуществляющего работу по делопроизводству, числящиеся за ним документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утвержденному руководителем подразделения, прокуратуры.  

12. При смене руководителей прокуратуры в приемо – сдаточном  акте, наряду с другими вопросами, отражается состояние делопроизводства (количество находящихся на исполнении документов, в том числе обращений).

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

§1 Особенности работы с документами в автоматизированной системе контроля «АСКИД»

13. В Генеральной прокуратуре и в нижестоящих прокуратурах внедрена автоматизированная система контроля исполнения документов АСКИД (автоматизированная система контроля исполнения документов, созданная для автоматизации делопроизводства и контроля).

14. В формировании баз данных АСКИД участвуют структурные подразделения Генеральной прокуратуры, областные, городские, районные и специализированные прокуратуры. База данных содержит информацию обо всех входящих, исходящих документах, всех корреспондентах (гражданах, организациях), о движении, исполнении документов и поручений,  уголовных дел,  дел о проступках.

15. Система АСКИД предоставляет возможность осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль над исполнением документов и поручений, получать справку об объеме документооборота за отчетный период.

16. Основной единицей хранения информации в АСКИД является регистрационная и корреспондентская карточка документа. Карточка содержит определенный и неизменный набор основных реквизитов документа.

§2 Общие положения

17. Прием, доставка и передача документов осуществляются работниками службы документооборота. Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления,  но не позднее следующего дня после их получения. Срочные документы доставляются немедленно.

18. Обращения  граждан, дела, надзорные производства и другие документы передаются на рассмотрение, исполнение или из подразделения в подразделение только через работников службы документооборота с обязательной отметкой в электронных носителях или в традиционных формах - бумажных.

В органах прокуратуры, где функционирует система АСКИД, обращения и другая корреспонденция регистрируется в электронном виде. За документы, переданные работникам прокуратуры минуя службу документооборота, ее работники ответственности не несут.

            19. Прохождение, рассмотрение и исполнение поступившей корреспонденции удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело,   которые размещаются на отдельном листе или специальном бланке руководителя прокуратуры с резолюцией. Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.

20. Документы передаются, как правило, под расписку, с обязательной отметкой на регистрационных карточках или в других учетных формах.

В Генеральной прокуратуре Кыргызской Республики  под расписку передаются поручения Президента Кыргызской Республики, обращения Торага Жогорку Кенеша, председателей Комитетов Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Правительства Кыргызской Республики, руководителя Аппарата Президента, руководителя Аппарата Правительства, Секретаря Совета безопасности Кыргызской Республики, председателей Верховного суда и Конституционной палаты при Верховном суде Кыргызской Республики, Омбудсмена Кыргызской Республики, обращения руководителей  правоохранительных органов, министерств и ведомств, международные следственные поручения по уголовным делам.

Перечень документов, передаваемых под расписку в других прокуратурах, утверждается руководителями этих прокуратур.

В обязательном порядке под расписку передаются уголовные дела, дела о проступках, материалы служебных расследований, личные дела работников органов прокуратуры, дипломы, удостоверения и другие личные документы.  

21. Обращения и иные документы передаются из одного подразделения в другое по мотивированной справке начальника управления, отдела, а в случае несогласия – по указанию одного из  заместителей руководителя прокуратуры, в исключительных случаях – руководителя прокуратуры с обязательной  отметкой на карточках и в других учетных формах. В обязательном порядке копия справки передается в отдел приема граждан и документооборота.

22. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Кыргызской  Республики, его заместителей, планы работы и выписки из решений коллегии Генеральной прокуратуры, решения координационных совещаний правоохранительных органов, фискальных и других государственных органов, местного самоуправления по вопросам противодействия коррупции, информационные письма и другие  документы передаются для ознакомления и исполнения по указанию руководителя прокуратуры. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе или на листе ознакомления.

§3 Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции

23. Доставка документов в органы прокуратуры республики осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи, по электронной почте, полученные работниками прокуратуры на личном приеме.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы.

По электронной почте поступают обращения граждан,  ведется другая деловая переписка.

24. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации или доставленные нарочно, передаются в службу документооборота не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

25. Специалистам службы документооборота Генеральной прокуратуры, Военной прокуратуры, прокуратур областного уровня, в районных (городских) прокуратурах запрещается принимать обращения непосредственно от граждан.

26. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение 2) и передаются по назначению под расписку.

27. Документы, поступающие в органы прокуратуры на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистами отдела приема граждан и документооборота Генеральной прокуратуры и соответствующими специалистами нижестоящих прокуратур.

28. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки и наличие вложений. Ошибочно доставленные документы направляются  по принадлежности или возвращаются  в почтовое отделение.

При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах (приложение 3). Первый экземпляр посылается отправителю, второй – приобщается к документу, третий – остается в экспедиции.

В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей работники службы  документооборота составляют акт,  который прикладывается к документам, а ценности учитываются в книге (приложение 2).

29. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прикладываются к обращениям, документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, - специалист службы документооборота прикладывает конверт к документу, а на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую отметку.

Во всех остальных случаях конверты подлежат уничтожению после их вскрытия и изъятия из них вложений.

30. Штамп с указанием даты поступления (приложение 4) проставляется:

-на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;
-на документах,  поступивших  из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа.
-на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию – на обратной стороне конверта.

31. Вся корреспонденция сортируется. Выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение 5).

Нерегистрируемые документы, документы в адрес общественных организаций и с пометкой «Лично» передаются по назначению.

32. Срочные документы и обращения, переданные руководству прокуратуры без регистрации, после рассмотрения регистрируются в установленном порядке и передаются для исполнения.

33. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем (как правило, специалистом приемной руководителя прокуратуры) на специальном бланке и регистрируется в книге (в отделе приема граждан и документооборота Генеральной прокуратуры, специалистами приемных руководителей нижестоящих прокуратур), после чего  оперативно передается руководителю, которому она адресована (приложение 6).

§4 Регистрация, учет документов и дел

Общие правила

34. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Обязательной регистрации подлежат сообщения средств массовой информации, интернет – изданий, социальных сетей по проявлениям коррупции в государственных органах и органах местного самоуправления требующие вмешательства органов прокуратуры.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

В вышестоящих прокуратурах регистрация всей исходящей корреспонденции в органы государственной власти осуществляется только в службе документооборота с проставлением индекса структурного подразделения, занимавшегося разрешением обращения и подготовкой информации (ответа) по результатам исполнения (отделом приема граждан и документооборота Генеральной прокуратуры и соответствующими специалистами нижестоящих прокуратур).

35. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться  только раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние -  в день подписания.

36. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов государственной власти (Аппарат Президента, Правительства, Жогорку Кенеша  Кыргызской Республики и т.д.), приказы руководителя органа прокуратуры по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

37. Органы прокуратуры, имеющие автоматизированную систему контроля АСКИД осуществляют регистрацию документов (кроме указанных в приложении 5) поступающих по различным каналам связи в АСКИД или же на карточках. В районных (городских) прокуратурах, где ежегодный документооборот не превышает 200 единиц, разрешается регистрация документов и обращений граждан в соответствующих книгах.

При регистрации специалистами службы документооборота в традиционном (ручном) режиме заполняются карточки в двух экземплярах, которые составляют алфавитную и корреспондентскую картотеки. При этом экземпляр помещается в картотеку  по алфавиту или по перечню корреспондентов, другой передается вместе с документами на исполнение (приложение  7).

Поступившая корреспонденция регистрируется на алфавитную и корреспондентские карточки.

На алфавитную карточку (регистрационная карточка в программе АСКИД) регистрируются:

- обращения граждан, в том числе поступающие из органов государственной власти (Аппарат Президента,  Аппарат Премьер-министра, Жогорку Кенеш Кыргызской Республики и т.д.), ходатайства адвокатов, телеграммы, письма, связанные с обращениями граждан;
- дела (уголовные, о проступках, гражданские) поступающие для изучения;
- материалы правоохранительных и контролирующих органов.

Регистрационная (алфавитная) карточка заводится на лицо, обратившееся в органы прокуратуры, и помещается в картотеку по алфавиту  и хранится в базе данных.

На корреспондентскую карточку:

- нормативные акты органов государственной власти (Указы, распоряжения Президента Кыргызской Республики, постановления, распоряжения Правительства и т.д.);

<>---[1] и последних двух цифр года заведения надзорного производства.

Например: 58о-18.

54. Обращения, не принятые районной прокуратурой к своему производству, направляют в другие органы с сопроводительным письмом за номером «1р» с добавлением к нему двух последних цифр текущего года. Например:1р-18

55. При наличии в районной (городской) прокуратуре надзорного производства по расследуемому делу отдельное производство по обращениям, поступившим в ходе расследования или на  приговор, не заводится, переписка по ним подшивается в имеющееся надзорное производство.

§6 Регистрация сообщений о преступлениях

56. Заявления и сообщения о преступлениях, поступившие в органы прокуратуры регистрируются в соответствии с требованиями УПК КР, Временным положением о Едином реестре преступлений и проступков, утвержденным Постановлением Правительства, Правилами ведения ЕРПП утвержденное приказом ГП КР.

57.Анонимные заявления, в которых содержатся данные о готовящихся или совершенных преступлениях, направляются в правоохранительные органы для возможного использования в оперативных целях.

§7 Регистрация и учет уголовных дел и дел о проступках

58. Принятые к производству уголовные дела и дела о проступках, в том числе поступившие из других органов и принятые следователем военной прокуратуры к своему производству, регистрируются  в регистрационных карточках и в книге  учета  следственных дел (приложение 15). 

59. Основанием для учета и регистрации дел является единая электронная статистическая карточка о выявленном преступлении или о проступке. 

По каждому учтенному уголовному делу, делу о проступках службой документооборота заводится надзорное производство (приложение 13), номер которого состоит из порядкового номера по книге учета следственных дел по уголовным делам и из порядкового номера  по книге учета по делам о проступках  двух последних цифр года, через дробь – учетного номера дела. 

Например: 1 – 18/000000000000000.

60. Дело, поступившее  из одного региона в другой, а также из других правоохранительных органов в прокуратуру для дальнейшего расследования, учитывается в книге учета дел, расследуемых прокуратурой под тем же номером, который был ему присвоен первоначально. Аналогичные изменения вносятся в книгу учета, в случае передачи дела для дальнейшего расследования из прокуратуры в другие правоохранительные органы.

61. Вещественные доказательства, ценности, личные документы, изъятые у подозреваемых по делам, учитываются службой документооборота в книге  учета вещественных доказательств, ценностей и иного имущества на основании протоколов изъятия  и обыска (приложение 16).

Запись каждой вещи в книге производится отдельно с указанием индивидуальных признаков или номеров.

При передаче с делом вещественных доказательств и других ценностей в суд, органы прокуратуры при возвращении предметов их владельцам или сдаче в другие организации в книге делается соответствующая запись в отношении каждого предмета со ссылкой, где  хранится расписка в получении этих предметов или копия сопроводительного письма об их направлении.

§8 Регистрация и учет уголовных дел, дел о проступках, проверяемых в порядке надзора

62. Уголовные дела, дела о проступках истребуют, направляют и возвращают за подписью работника прокуратуры.

Запросы по делам, проверяемым в порядке надзора, направляются либо за номером надзорного производства, либо за номером дела по номенклатуре дел. 

63. Уголовные дела,  дела о проступках поступившие для изучения в порядке надзора регистрируются на регистрационной карточке  и учитываются в книгах (приложение 17) отдельно по каждому подразделению.

64. Дела передаются исполнителям под роспись в книге учета дел соответствующего подразделения или прокуратуры  вместе с подобранным надзорным производством. Если по поступившему делу нет надзорного производства, то оно заводится.

65. Для учета внесенных  прокурором ходатайств следственному судье о применении меры пресечения  и его продлении производится соответствующая запись в книге учета (приложение 18).

§9 Регистрация других документов

66. Документы, поступающие из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным делам, делам о проступках и гражданским делам, регистрируются на корреспондентских карточках.

67. В Генеральной прокуратуре и в органах прокуратуры использующие систему АСКИД указанная категория документов регистрируется в корреспондентских карточках.

В районных прокуратурах при отсутствии АСКИД заполняется карточка в традиционной форме.

68. Переписка по одному и тому же вопросу ведется за номером,  состоящим из индекса структурного подразделения присвоенным документу при регистрации, индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки и последующих двух  последних  цифр текущего года.

Например: 8-16-22-18

69. Перечень корреспондентов составляется службой документооборота  в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов указан в приложении 19.

При регистрации документов корреспондентом считается организация, учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в органы прокуратуры.

70. До разрешения документов карточки хранятся в службе документооборота в контрольной  картотеке. После  исполнения документа,  заполняются соответствующие графы карточки, и она переставляется  в справочную картотеку.

Карточки в контрольной и в справочной картотеках расставляются по корреспондентам.

71. Нормативные акты и распорядительные документы, поступившие из Аппарата Президента, Жогорку Кенеша, Аппарата Правительства, Секретариата Совета безопасности Кыргызской Республики дополнительно регистрируются в специальной книге (приложение 20).

72. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.),  направляемые для исполнения или сведения, направляются за номером дела по номенклатуре дел,  в котором формируются подлинники  или  копии этих документов.

73. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение 21), а указание, распоряжение - за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква «р» (распоряжение).

Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того управления (отдела),  которое являлось инициатором или ответственным за его подготовку.

74. Приказы, указания, распоряжения руководителей прокуратур регистрируются в Генеральной прокуратуре: по вопросам основной деятельности – в управлении организационного обеспечения и экспертизы нормативных правовых актов, по вопросам кадров и управления делами – в соответствующих подразделениях.

В прокуратурах областей, городов Бишкек и Ош, военной и специализированных прокуратурах регистрация указанных документов осуществляется по усмотрению руководителя.

§10 Рассмотрение и исполнение документов

75. Поступившая корреспонденция передается руководству или непосредственным исполнителям на рассмотрение и исполнение в вышестоящих прокуратурах  ежедневно,  в районных (городских)  -  по мере их поступления.

76. Сроки исполнения документов распорядительного характера и других категорий, подлежащие контролю в соответствии с действующим законодательством определяет руководитель прокуратуры и фиксирует его в резолюции.

При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в срок, указанный в документе и установленный законодательством.

77. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органов прокуратуры или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

78. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проекты документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

79. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.

80. Документы подписываются от имени прокуратуры ее руководителями и другими должностными лицами в соответствии с установленным порядком.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Если документ направляется нескольким адресатам, подписываются все экземпляры; при размножении в типографии или средствами малой полиграфии подписывается только оригинал, остающийся в прокуратуре.

81. Исполненные документы должны передаваться в службу документооборота в подобранном  для подшивки и отправке виде с нумерацией и составленной описью, с отметкой прокурора об исполнении, которая включает в себя слова «н/п» или «в дело №...».

Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок прокурора не разрешается.

82. Если документ не получил окончательного разрешения,  то приблизительный срок ожидаемого ответа проставляется  исполнителем  на копии запроса по форме: К-15.12.2018.  Исполнителям  рекомендуется определять свои сроки на следующие числа месяца:  5,  10,  15, 20, 25, 30.

83. Специалист службы документооборота отмечает указанный прокурором контрольный  срок на регистрационной карточке.

Надзорные производства хранятся в службе документооборота в папках с надписью «Контроль» по датам контроля и в порядке номеров и передаются прокурорам в установленные ими сроки контроля.

§11 Порядок отправления исходящих документов

84. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в службу документооборота Генеральной прокуратуры и соответствующим специалистам нижестоящих прокуратур в день подписания, а поступившая во второй половине дня – до 11 часов следующего дня. Если разница между датой подписания документа превышает сутки, специалист докладывает об этом руководителю подразделения, прокуратуры.

85. Документы, предназначенные для отправки, должны быть оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Оформляя документы для передачи на отправку, специалист подразделения обязан проверить правильность адресата; проставить на документе номер переписки, если он не был оформлен при печатании; внести в копию исправления, сделанные  при подписании подлинника; проставить дату подписания, номер переписки, проверить наличие подписи должностного лица,  приложений и скрепить их с отсылаемым документом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа предусматривается на бланке письма. Она включат в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит  в обязательном порядке заполняется.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

86. Документы,  поступившие  для  отправки,  обрабатываются  и отсылаются по назначению в тот же день. Срочные документы отправляются незамедлительно.

87. Заказными письмами или бандеролями пересылаются организационно – распорядительные и другие документы за подписью  руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу, штатные расписания, финансовые документы, уголовные дела, дела о проступках, надзорные производства, материалы проверок, переписка по поручениям органов государственной власти с приложениями, корреспонденция, адресуемая за пределы республики.

88. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес отправителя.

89. Заказные, ценные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается по месту регистрации исходящей корреспонденции, второй сдается на почту вместе с заказными, ценными письмами, бандеролями и посылками, а возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.

Остальные документы учитываются в книге исходящей корреспонденции (приложение 9). Отправляемая почтой корреспонденция вносится в реестр (приложение 22).

90. Документы, адресованные организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются нарочным под расписку в книге, в которой занесен документ (приложение 23).

91. Документы, предназначенные для массовой рассылки  (приказы, информационные письма, методические рекомендации, обзоры, планы работ, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и т.п.),  отправляются по разнарядке, составленной структурным подразделением. В разнарядке указываются  адресаты и количество экземпляров в каждый адрес, она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

92. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

93. Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, требующие принятия определенных решений, исполнения и подготовки на них ответов.

На контроль ставятся документы, требующие исполнения в кратчайшие сроки, резонансные, актуальные обращения, а также обращения граждан, принятые на личном приеме Генерального прокурора Кыргызской Республики.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

94. Контроль исполнения обеспечивает руководитель прокуратуры или уполномоченное им подразделение (отдел приема граждан и документооборота Генеральной прокуратуры) либо должностное лицо, которое осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений.

95. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

На документ, взятый на контроль, заводится регистрационно-контрольная карточка (приложение 24). В вышестоящей прокуратуре регистрационно – контрольная карточка заполняется в двух  и более экземплярах,  в районной (городской)  – в одном. Резолюция руководителя прокуратуры переносится во все экземпляры карточек. Если в документе содержится несколько самостоятельных поручений, в карточках указывается каждое из них в отдельности; если поручения даны нескольким подразделениям, должностным лицам, карточки передаются каждому исполнителю. Первый экземпляр карточки направляется с документом исполнителю, а второй в службу контроля для учета и осуществления контроля.

При организации контроля с использованием компьютеров  регистрационно – контрольные карточки по желанию пользователя могут быть дополнены другими необходимыми реквизитами.

96. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших в органы прокуратуры – с даты поступления, внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня  последующего за нерабочим днем.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно – контрольной карточке.

97. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя прокуратуры, давшего поручение, мотивированный рапорт о его продлении не позднее 2-х дней до истечения этого срока.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или автор документа.

98. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

99. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по письменному согласованию с непосредственным руководителем и с обязательным уведомлением службы документооборота, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.

100. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

101. Снятие документа с контроля осуществляет тот руководитель прокуратуры, который брал его исполнение на контроль. Снятие документа с контроля оформляется справкой (либо рапортом) с отметкой «снять с контроля», а также с отметкой об исполнении документа в карточке  и направлении его в дело, где содержатся  краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

102. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 §1 Формат и виды бланков

103. Документы органов прокуратуры должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения 25).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Организационно – распорядительные документы и письма органов прокуратуры оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ «Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

104. В органах прокуратуры применяются следующие бланки:

-  бланки с указанием наименования органа прокуратуры;

- бланки с указанием должности руководителя прокуратуры и его заместителей (для резолюций);        

105. Бланки с воспроизведением Государственного герба Кыргызской Республики изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказу органов прокуратуры.

В органах прокуратуры Кыргызской республики применяется бланк письма, который состоит из следующих реквизитов: изображение Государственного герба Кыргызской Республики или эмблема прокуратуры; наименование прокуратуры, наименование структурного подразделения, индекс, почтовый адрес, номер телефакса, телефона, адрес электронной почты, номер банковского счета, код учреждения, идентификационный номер налогоплательщика, дата и номер документа, ссылка на исходящий документ.

На бланках документов прокуратуры ее название и адрес печатаются на двух языках – государственном и официальном. При продольном расположении слева печатаются реквизиты на государственном, справа – на официальном, герб располагается на верхнем поле посередине.

При угловом расположении сначала печатаются реквизиты на государственном, а затем ниже на официальном.

106. Бланки документов органов прокуратуры подлежат учету. Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения, прокуратуры.

107. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

108. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя прокуратуры.

§2 Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

Наименование и заголовок к тексту документа

109. При оформлении документов необходимо соблюдать реквизиты, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа.

На документе (за исключением письма) указывается его наименование: приказ, указание, распоряжение, справка, докладная записка, представление, протест и т.д.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?» - «о выделении...», «об изменении…» и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

 §3 Герб, эмблема, код, наименование, справочные данные

110. Изображение Государственного герба Кыргызской Республики помещается на бланке в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О государственных символах Кыргызской Республики». Изображение Государственного герба Кыргызской Республики должно в точности соответствовать цветному или черно-белому изображению эталона Государственного герба Кыргызской Республики. Запрещается изображение Государственного герба Кыргызской Республики цветной однотонной краской.

111. Изображение Государственного герба Кыргызской Республики помещается в центре верхнего поля документа. Диаметр изображения – не более 20 мм.

Эмблема прокуратуры располагается на уровне наименования учреждения. Эмблема не употребляется на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Кыргызской Республики.

Код прокуратуры проставляется по Общереспубликанскому классифика­тору предприятий и организаций (ОКПО). Он располагается под реквизитами «Наименования прокуратуры» и «Справочные данные о прокуратуре», размер шрифта № 8, выравнивается по центру.

Наименование вышестоящей прокуратуры набирается строчными буквами, шрифт полужирный, размер шрифта №10,5, выравнивается по центру в пределах отведенного поля.

Наименование прокуратуры располагается под наименованием вышесто­ящей прокуратуры. Набирается строчными буквами, шрифт полу­жирный, размер шрифта № 10,5, отделяется от наименования вышестоящего учреждения двумя межстрочными интервалами, выравнивается по центру в пределах отведенного поля.

Наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно является автором документа. Располагается ниже наименования прокуратуры. Набирается строчными буквами, шрифт полужирный, размер шрифта №10,5 отделяется от наименования прокуратуры двумя межстрочными интервала­ми, выравнивается по центру в пределах отведенного поля.

Справочные данные о прокуратуре включают: почтовый адрес, номера телефонов, факса, адрес электронной почты, адрес веб-сайта, расчетный счет в банке, идентификационный номер налогоплательщика. Размещаются под наиме­нованием прокуратуры, размер шрифта №8, выравниваются по центру.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Размер шрифта соответствует раз­меру шрифта текста документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа.

Регистрационный номер документа проставляется на специально отведенном месте на бланке.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа предусматрива­ется на бланке письма. Она включает в себя регистрационный номер и дату доку­мента, на который дается ответ. Располагается под реквизитом «Регистрационный номер» от левого края без отступа:

На №________от _____________

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка. Оно указывается с уче­том принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения: гор. Бишкек. Располагается на одном уровне с рекви­зитами «Дата и регистрационный номер документа», выравнивается по правому краю:

_______________ № ____ гор. Бишкек

§4 Дата документа

112. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Например: датой постановления, решения, при­каза, распоряжения, письма является дата их подписания; протокола и акта – дата события; датой плана, сметы, штатного расписания и других документов, требую­щих утверждения, – дата их утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно – цифровой способ оформления даты (29 января 2018 года), а в остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (20.01.2018).

§5 Текст документа

113. Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsov Word:

- шрифт гарнитуры Times New Roman, обычный, размер 12-14, через 1-2 интервала. В таблицах допускается уменьшение до размера 10 (когда текст не вмещается).

 §6 Нумерация страниц

114. Номера страниц проставляются с правой стороны нижнего колонтитула (первая страница не нумеруется).

§7 Адресование документа

115. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. Адресат пишется в правом верхнем углу с отсту­пом от левого поля 100 мм, выравнивается по левому краю.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Генеральная прокуратура
Кыргызской Республик
Управление уголовного и гражданского судопроизводства                                                           

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:                                                Прокуратура

Нарынской области

Начальнику отдела уголовного судопроизводства

советнику юстиции 3 класса            

Иманкулову Р.Б.      

 

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:                                            Прокурору ________ области

                                                              советнику юстиции 1 класса  

                                                              Садиеву Ч.Т.  

 

На внутренних документах (докладные записки, задания, заявления  и т.п.) допускается классные чины не указывать.

При адресовании документа физическому лицу, указывают почтовый адрес затем инициалы и фамилию получателя.

Например:                                                         720065, г. Бишкек-65,
                                                                          ул. Токтогула, 58
                                                                          Сарымсакову А.С.                                   

Перед фамилией допускается обращение «гр-ну», «гр-ке», «гр-нам». Это положение распространяется на заголовок и текст.

Если документ адресуется нескольким однородным учреждениям, то они указываются обобщенно:

                                                              Прокурорам областей,
                                                              г. Бишкек, г. Ош, городов
                                                              и районов

Почтовый адрес корреспондента пишется в полном соответствии с почтовыми правилами и с обязательным указанием почтового индекса.

Редакция газеты
«Вечерний Бишкек»
720000 г. Бишкек

Адрес не проставляется в документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам и прокурорам.

В письмах с несколькими адресатами отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

§8 Согласование документа

116. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник _____________управления
Личная подпись ____________(Ф.И.О.)
28.08.2017

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

При согласовании документов также используется гриф согласования, который состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Гриф согласования может располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

§9 Утверждение документа

117. Отдельные виды документов требуют их утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Утверждение санкционирует его действия на определенный круг учреждений и лиц.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: изданием распорядительного документа (постановления, решения, приказа) или посредством грифа утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. При утверждении документа распорядительным документом  гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДЕНО», названия распорядительного документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:                                            УТВЕРЖДЕНО
                                                              Решением коллегии
                                                              Генеральной прокуратуры
                                                              Кыргызской Республики
                                                              21.01.18. №____

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.

Например:                                                         УТВЕРЖДАЮ
                                                              Прокурор __________области
                                                              советник юстиции 1 класса
                                                              _____________Сейдалиев Р.А.
                                                                          22.01.18

Гриф утверждения располагается в верхней, правой части первого листа документа. Слова «утверждаю» и «утверждено» пишутся прописными буквами без кавычек.

§10 Отметка об исполнении документа

118. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

§11 Отметка об исполнителе

119. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию исполнителя, номер его телефона. 

Например:
Алиева
66-12-17

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

§12 Оформление приложений к документу

120. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Например:

Приложение:    1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

                         2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например:        Приложение к приказу Генерального прокурора
                          Кыргызской Республики 
                                                                от                      N ...                                         

§13 Резолюция

121. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе или специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

5. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

§1 Приказ, распоряжение, указание

122. Проекты приказов, распоряжений, указаний готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя прокуратуры, его заместителей, решений коллегии, постановлений координационных совещаний или в порядке инициативы управлений и отделов. В последнем случае к проекту документа прилагается рапорт на имя руководителя прокуратуры с соответствующим обоснованием. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

123. Проекты приказов, распоряжений, указаний и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, проходят процедуру согласования с другими заинтересованными подразделениями, а также контрольной службой. Замечания по проекту приказа, распоряжения, указания, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, распоряжений, указаний, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя прокуратуры в соответствии с распределением обязанностей.

124. Проекты приказов, распоряжений, указаний печатаются на стандартных бланках установленной формы (приложение 25) и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, распоряжения, указания, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов, распоряжений, указаний, подготовленных совместно с другими органами, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий этих органов.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

125. Приказ, распоряжение, указание печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 13 (№ 14) и имеет следующие реквизиты:

- наименование органа прокуратуры;
- наименование вида документа
- дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например:15 марта 2017 года № 21; 03.05.2017 № 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках  с угловым расположением реквизитов, печатается в левом верхнем углу, с продольным - выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом 

п р и к а з ы в а ю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

Приказы, распоряжения, указания подписывает руководитель прокуратуры.

126. Совместные приказы органов прокуратуры и других государственных органов  печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (21х297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

- наименования всех органов располагаются на одном уровне;
- наименование вида документа - приказ; располагается центровано;
- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано;
- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
- подписи руководителей государственных органов  располагаются ниже текста на одном уровне.

В совместных приказах  используется  форма  изложения текста от первого лица множественного числа (п р и к а з ы в а е м).

127. Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов (распоряжение).

Распорядительная часть указания начинается словом п р е д л а га ю      (о б я з ы в а ю).

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Указания подписывает руководитель прокуратуры или по его поручению заместители в пределах их компетенции.

 §2 Положение, инструкция

128. Положения и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые органом прокуратуры; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений и инструкций находится в ведении органов прокуратуры.

129. Порядок подготовки проекта положения и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

130.Заголовок к тексту положения (инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

§3 Протокол

131.  Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа, контрольную службу или работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст  протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

132. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

133. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной    и основной.

Вводной части оформляются следующие реквизиты:

- Председатель или Председательствующий;
- Секретарь;
- Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
- Повестка дня;
- Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Решение - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

134. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

135. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. Копии протоколов заверяются печатью службы документооборота.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью службы документооборота.

 §4 Служебные письма

136. Служебные письма органов прокуратуры готовятся:

- как ответы о выполнении поручений органов государственной власти, в том числе и по обращениям граждан;
- как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Кыргызской Республики, проектов актов Президента Кыргызской Республики и актов Правительства Кыргызской Республики;
- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
- как инициативные письма.

137. Cроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

138. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. Номера страниц проставляются с правой стороны нижнего колонтитула (первая страница не нумеруется).

139. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

140. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

§5 Правила оформления телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам)

141. Телефонограмма  составляется  в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных  подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.

142. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая  и принимаемая по каналам факсимильной связи,  является служебной.

6. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ И ОФОРМЛЕНИЯ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

143. Особое внимание необходимо обращать на снятие копий следственных и надзорных документов по уголовным делам. Ксерокопирование производится только при наличии визы непосредственного исполнителя. При определении круга лиц, имеющих доступ к конкретной информации по данному делу, ксерокопирование при необходимости производится в присутствии лица, уполномоченного на это. По минованию надобности копии уничтожаются в установленном порядке.

При необходимости по указанию руководителя на документе делается отметка «Размножению не подлежит».

144. Изготовление документов типографским способом и доставка их в службу документооборота обеспечивает управление делами прокуратуры. К рапорту руководителя управления (отдела), подготовившего документ, помимо самого документа прилагаются образцы обложки и титульного листа. Проверку верстки и сигнального экземпляра осуществляет работник, ответственный  за подготовку документа.

145. Копия документа выдается с разрешения руководителя прокуратуры или структурного подразделения. В правом верхнем углу первого листа указывается: «Копия» или «Выписка». Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие содержания подлиннику. При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметка о том, что подлинник хранится в данной прокуратуре. Копия заверяется печатью (не гербовой), воспроизводящей название прокуратуры или ее подразделения.

7. ВЫПОЛНЕНИЕ ПЕРЕВОДОВ

146. Обращения,  жалобы и другие документы переводятся штатными (или внештатными) переводчиками. Они же при необходимости приглашаются на прием граждан.

147. Поручение на перевод  подписывается руководителем структурного подразделения. На перевод направляются те документы, без перевода которых невозможно принять решение. Документы передаются без надзорных производств, надзорные производства находятся у исполнителей. Учет и передача документов ведутся по книге (приложение 26).

148. Обращения, жалобы и приобщенные к ним документы переводятся с обязательным указанием данных, необходимых для регистрации на алфавитной картотеке. При поступлении нескольких одинаковых жалоб переводится одна из них с указанием учетных номеров всех остальных жалоб.

Если в обращении,  жалобе содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких подразделений, перевод выполняется в необходимом количестве экземпляров.

149. Переведенный текст документа печатается, подписывается и датируется. В правом верхнем углу указывается, с какого языка выполнен перевод, и ставится учетный номер по книге. Подпись переводчика ставится на каждом листе дела.

При переводе поздравительных и пригласительных писем учетный номер и подпись ставятся на втором экземпляре документа.

150. Переводчик обязан отметить обнаруженные в тексте дефекты, в частности подчистки, исправления, неоговоренные приписки между строк, бессвязно изложенные или незаконченные фразы, искажения, пропущенные слова, а также указать, что в деле имеется какой-либо существенный для оценки обстоятельств документ, перевод которого не затребован.

151. При обнаружении ошибок или неточностей в переводе прокурор ставит об этом в известность переводчика, который устраняет данные ошибки и неточности, а при необходимости осуществляет новый перевод.

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

§1 Составление номенклатуры дел

152. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах прокуратуры, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержание,  организационно – распорядительную документацию.

153. В Генеральной прокуратуре и прокуратурах областного уровня составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 27) и сводная номенклатура дел (приложение 28).

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

154. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (управлением, отделом) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается со службой документооборота, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел приема граждан и документооборота Генеральной прокуратуры, соответствующим специалистам нижестоящих прокуратур.

155. Сводная номенклатура дел составляется отделом приема граждан и документооборота Генеральной прокуратуры, соответствующими специалистами нижестоящих прокуратур на основе номенклатур дел структурных подразделений.

156. Сводная номенклатура дел, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК), с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) и утверждается руководителем прокуратуры.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

157. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры прокуратуры. С государственным архивом номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре прокуратуры.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

158. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры, а также справочные картотеки.

Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.

159. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения, районной (городской) прокуратуры.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для  однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний при начальнике структурного подразделения и др.).

160. Заголовки дел составляются кратко на основе содержания документов.

Заводить дела с неконкретными заголовками типа: «Разная переписка», «По общим вопросам» и т.п. – запрещается.

Если в течение года в структурных подразделениях, районной прокуратуре заводятся новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.

161. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении дел и т. д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

§2 Общие принципы формирования дел и надзорных производств

162. Формирование дел (наряды) и надзорных производств  по уголовным делам и делам о проступках возлагается на службу документооборота, по обращениям граждан согласно п.81 указанной Инструкции.

В структурных подразделениях группируются в дела (наряды) и надзорные производства документы, относящиеся к их компетенции, а в районной прокуратуре – в целом по прокуратуре.

163. Формирование и хранение дел и надзорных производств у исполнителей запрещается.

164. В дела и надзорные производства подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, в хронологической последовательности.

В каждое дело или надзорное производство подшивается не более 250 листов. Если документов больше, заводится второй том.

Приложения большого объема группируются в отдельные тома.

165. Документы подшиваются не позднее, чем на третий день   после их исполнения.

166. Подлежат нумерации листы:

- всех дел;
- надзорных производств, передающихся на государственное хранение;
- надзорных производств по уголовным делам и делам о проступках расследуемых данной прокуратурой, или  по делам, за расследованием которых она осуществляет непосредственный надзор.

Листы нумеруются только графитным карандашом, причем каждый том нумеруется отдельно. Во все дела и перечисленные надзорные производства включается внутренняя опись документов и в конце составляется и подшивается заверительная надпись (приложение 29)

§3 Формирование и оформление дел

167. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела.

168. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса; по окончании делопроизводственного года из документов формируются два дела: одно – из документов постоянного, другое – из документов временного хранения.

169. Приказы по общим вопросам группируются отдельно от приказов по личному составу.

170. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы, решения (первые экземпляры); материалы к заседанию коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решения коллегии и др.). Протоколы располагаются в деле по номерам.

171. Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того года, к которому они по своему  содержанию относятся (например, отчеты за 2016 г. должны быть отнесены к делам 2016 г., хотя они составлены в 2017 г.)

172. На обложках дел обязательно указываются крайние даты.

Дела постоянного хранения заключаются в твердую обложку, прошиваются прочными нитками в четыре прокола.

Дела временного хранения подшиваются в мягкую обложку.

173. По окончании года на обложке каждого тома дела постоянного хранения указываются:

- в заголовках номера приказов, указаний, протоколов; например: с № 1  по № 50 или с № 51 по № 100;
- дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;
- количество листов.

174. По окончании года проводится отбор документов постоянного  и временного хранения, подлежащих включению в опись (приложение 30).

Опись дел постоянного хранения в вышестоящей прокуратуре составляется по структурным подразделениям в отдельности, в остальных прокуратурах – в целом по прокуратуре.

175. Опись ведется с единой порядковой нумерацией в течение  нескольких  лет и заканчивается по согласованию с Национальным архивным фондом Кыргызской Республики (архивным учреждением на местах), куда передаются документы на хранение.

Каждому тому дела или надзорного производства присваивается номер согласно описи.

176. В годовом разделе описи дела, включающей организационно – распорядительные документы, располагаются в начале описи.

В годовой раздел описи вносятся и дела постоянного хранения, делопроизводство которых не было завершено в течение года. В этом случае в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого продолжалось делопроизводство, указывается: «Документы по данному году см. также в разделе за _________ год № _______.».

177. Годовые разделы описей (приложение 30) дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах,  подписываются  председателем ЦЭК или ЭК (после одобрения описи комиссией). Два экземпляра годового раздела описи направляются на утверждение в соответствующее архивное учреждение, после чего утверждаются руководителем прокуратуры. Первый экземпляр описи после утверждения остается в архивном учреждении, второй возвращается в прокуратуру.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи прокуратура обязана в установленные сроки сдать в Национальный архивный фонд Кыргызской Республики (архивное учреждение на местах)  на хранение все дела, внесенные в опись.

178. Описи документов временного хранения составляются в 2 экземплярах отдельно от описей документов постоянного хранения.

179. Каждое дело (том) по описи дел постоянного хранения имеет свой порядковый номер, систематизация дел составляется архивом прокуратуры. Порядковые номера описям структурных подразделений на дела постоянного срока хранения присваиваются архивом прокуратуры.

180. При передаче документов на хранение в госархив описи должны иметь оглавление и заверительный лист.

§4 Формирование и оформление надзорных производств

181. Обращения, жалобы,  принятые к производству, и другие связанные с ними документы группируются в надзорных производствах. В каждой прокуратуре заводится одно надзорное производство по одному и тому же делу или по одному и тому же вопросу. Документы в нем группируются в течение  нескольких лет, пока ведется переписка по этому делу (вопросу).

182. Обращения, жалобы и иные документы подшиваются в мягкую обложку и располагаются в надзорном производстве в хронологическом порядке.

Личные документы заявителя возвращаются владельцу с ответом о результатах разрешения его жалобы. В случае если по письменному решению должностного лица, подписывающего ответ, личные документы не возвращаются, они вкладываются в отдельный конверт, который подшивается в надзорное производство, а заявитель извещается об этом решении.

183. В надзорное производство, заведенное по уголовному  делу, делу о проступках расследуемому правоохранительными органами, подшиваются:

Копии:

- единой электронной статистической карточки на выявленное преступление (проступок), которое содержит информацию, известное на момент занесения в ЕРПП.
- о создании следственной группы;
- об объявлении розыска;
- об отстранении подозреваемого, обвиняемого,  от должности;
- об отмене процессуальных решений по делам;
- о применении меры пресечения;
- о продлении срока следствия и содержания под стражей;
- о прекращении дела;
- о производстве обыска, выемки;
- о назначении экспертизы;

Кроме того:

- копии иных документов от имени прокуроров в пределах полномочий по осуществлению надзора за следствием;
- копии обвинительного акта;
- письменного указания по делу;
-копия постановления о задержании лица, подозреваемого в совершении преступлений;
- копия уведомления о подозрении в совершении преступления либо проступка;
- выписка из дел;
- копии решения суда по жалобе о законности и обоснованности задержания и избрания меры пресечения;
- сопроводительное письмо о направлении дела в суд или другой орган;
- заметки, тезисы или план речи в суде государственного обвинителя;
- копии судебных актов местных судов, апелляционных, касационных, инстанций;
- копии представлений (частных, апелляционных, кассационных) с отметкой о результатах рассмотрения дела, а также другие документы, относящиеся к надзору за расследованием уголовных дел и дел о проступках.

В надзорное производство, заведенное по гражданскому, экономическому, административному делу, по которым прокурорами принято участие, подшиваются копии:

- искового заявления, отзывы на него;
-документов, подтверждающих обоснованность заявленных требований;
- протоколов судебных заседаний;
- судебных актов;
- представлений и жалоб (частных, апелляционных и кассационных) с отметкой о результатах рассмотрения дела;
- отзывов на представления и жалобы;
- материалов дела, на которые имеются ссылки в представлении прокурора.

184. Запрещается подшивать в надзорные производства подлинники протоколов допроса подозреваемых, свидетелей, экспертов, поступившие в ходе следствия жалобы и принятые по ним решения, а также другие процессуальные документы, которые должны находиться только в следственном деле.

185. Сроки хранения надзорных производств проставляются оперативными работниками на обложках в соответствии с Перечнем документов органов прокуратуры Кыргызской Республики с указанием сроков хранения (2018 г.) при списании первых документов «в н/п».

186. Надзорные производства с временными сроками хранения могут включаться в одну опись с делами(нарядами) временного хранения при сдаче их на хранение в архив прокуратуры, при этом они размещаются в описи после дел.

§5 Передача дел в архив прокуратур

187. Дела и надзорные производства  постоянного и временного сроков хранения передаются в архив прокуратуры  по графику, составленному руководителем службы документооборота, согласованному с руководителем структурного подразделения, районным прокурором. Архив принимает дела и надзорные производства только по описям, составленным специалистами структурного подразделения, в котором они формировались.

188. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив прокуратуры оформляет их выдачу на временное пользование.

Лицо, ответственное за архив, расписывается в приеме дел, надзорных производств на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и надзорных производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

189. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники  соответствующих управлений и отделов, районной (городской прокуратуры) проверяют и уточняют сроки их хранения.

190. Материалы в архиве хранятся по годам в порядке номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения.

191. Работник архива обязан обеспечить надлежащее хранение поступивших материалов.

192. Для получения материалов во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение 31) с указанием номера описи и порядкового номера материала.

193. Истребование документов из архива производится только оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное отношение.

В случае истребования документов из архива оперативным работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

194. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку, с последующим контролем за их возвратом.

195. Работник архива должен своевременно составлять акты на уничтожение находящихся в архиве материалов с истекшими сроками хранения (приложение 32).

196. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим оборудованием и противопожарными средствами.

9. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ГРИФОМ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»

197. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с грифом «Для служебного пользования».

198. Гриф «Для служебного пользования» ставится на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

199. Документы с грифом «Для служебного пользования»:

-допускается регистрировать документы с грифом ДСП с помощью АСКИД;
-учитываются в специальных книгах или учетных карточках, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме документов с грифом «Для служебного пользования» разрешается вестиих учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется отметка «ДСП»;
-передаются сотрудникам под расписку;
-пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться нарочным с отражением факта доставки (передачи) на обороте последнего листа основного документа экземпляра организации - исполнителя или с отметкой в реестре (списке рассылки) согласно стандартным формам учетной документации делопроизводства;
-размножаются (тиражируются) с письменного разрешения руководства. Учет размноженных документов осуществляется по-экземплярно;
-хранятся в шкафах (сейфах).

200. Необходимость проставления грифа «Для служебного пользования» определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Отпечатанный документ, должен соответствовать следующим требованиям:

-первая страница основного документа и первая страница каждого из его приложений должна иметь в правом верхнем углу гриф "Для служебного пользования", а под ним номер экземпляра;
-при наличии приложений к основному документу непосредственно после текста основного документа должны быть указаны: номер приложения, его наименование, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них;
-на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа и обороте последнего листа каждого экземпляра приложения (между центром и нижним полем листа, ближе к левому полю) указываются по порядку в каждой отдельной строке: количество отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилия работника, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дата печатания документа.

201. Документы с грифом «Для служебного пользования» во время работы с ними располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления посторонних лиц. Документы с грифом «Для служебного пользования» должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

202. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф «Для служебного пользования».

203. Уничтожение дел или документов с грифом «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение, производится по акту стандартных учетных форм делопроизводства. В учетных формах об этом делается пометка со ссылкой на соответствующий акт.

204. При снятии с документа грифа «Для служебного пользования» в стандартных учетных формах делаются соответствующие отметки, о чём информируются все адресаты, которым этот документ направлялся.

10. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТА

205. Под экспертизой ценности документов понимается определение правового, политического, научного, исторического значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

206. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе  ценности документов и подготовки к передаче на государственное хранение в органах прокуратуры создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В Генеральной прокуратуре  Кыргызской Республики, военной и специализированных прокуратурах, прокуратурах областей, городов Бишкек, Ош создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Деятельность ЦЭК и ЭК определяется соответствующими положениями, согласованными с Национальным архивным фондом Кыргызской Республики и утвержденными руководителями прокуратур.

207. Экспертные комиссии назначаются приказами руководителя прокуратуры под председательством одного из руководящих работников. В состав ЦЭК (не менее пяти человек) и ЭК (не менее трех человек)

208. В своей работе  ЦЭК (ЭК) прокуратуры  руководствуются  законодательством Кыргызской Республики, Законами  Кыргызской Республики «О прокуратуре Кыргызской Республики» и «О национальном архивном фонде (НАФ) Кыргызской Республики», основными положениями ГСДОУ и ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства),  «Основными  правилами работы ведомственных архивов», указаниями и рекомендациями Национального архивного фонда  Кыргызской Республики и других учреждений государственных архивных служб республики, приказами и указаниями руководителей прокуратур, Положениями о ЦЭК и ЭК, Перечнем документов органов прокуратуры Кыргызской Республики с указанием сроков их хранения и настоящей Инструкцией по делопроизводству в органах прокуратуры Кыргызской Республики.

209. Центральная экспертная комиссия:

-рассматривает проекты ведомственных перечней документов, примерных номенклатур, других нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к  архивному хранению, принимает решения об их одобрении и представляет указанные документы на рассмотрение  Национального архивного фонда  Кыргызской Республики;
-рассматривает предложения  об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. Материалы по этим же вопросам представляются на рассмотрение ЦЭК Генеральной прокуратуры Кыргызской Республики, которая принимает по ним решения и направляет соответствующие предложения на утверждение в Национальный архивный фонд Кыргызской Республики;
-дает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;
-выполняет функции, предусмотренные п.202 настоящей Инструкции.

210. Экспертные комиссии:

-экспертные комиссии создаются в нижестоящих прокуратурах и проводят экспертизу ценности документов данных прокуратур;
-организуют ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
-рассматривают проекты  номенклатур дел;
-рассматривают годовые разделы описей дел постоянного хранения для сдачи в соответствующие архивы и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

211. ЦЭК и ЭК при необходимости могут приглашать на заседания специалистов органов прокуратуры и архивных учреждений.

12. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И НАДЗОРНЫХ ПРОИЗВОДСТВ. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

§1 Обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств

212. Прокуроры, работники службы документооборота несут ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов, дел, надзорных производств, иной документации, вещественных доказательств, аудио и видеокассет, печатей, штампов, гербовых бланков, учетно-регистрационных форм.  В нерабочее время все вышеуказанное хранится только в сейфах работников или в специально выделенных для этого помещениях канцелярии, архива, опечатываемых личными печатями. При этом дела в помещениях канцелярий в нерабочее время хранятся только в сейфах.

213. Учет, выдачу ключей от сейфов, металлических печатей в Генеральной прокуратуре осуществляет отдел приема граждан и документооборота, в остальных нижестоящих прокуратурах –  специалист канцелярии.

В случае утраты ключа от хранилища немедленно ставятся в известность указанные службы. Выдача запасных ключей производится только с разрешения начальника структурного подразделения в Генеральной прокуратуре республики, прокуратурах районов, городов, областей, г.Бишкек и г.Ош по указанию прокурора.

214. Руководители прокуратур, начальники подразделений регулярно проверяют соблюдение установленного режима хранения перечисленных в п.212  дел, документов и средств оргтехники.

В случае утечки информации, утраты документов, бланков, печатей, штампов проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.

215. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел и надзорных производств не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения, районного (городского) прокурора. В деле остаются заверенная копия изъятого документа и акт о причинах изъятия подлинника.

 §2 Порядок изготовления и выдача служебных удостоверений и пропусков

216. Бланки служебных удостоверений и пропусков работников органов прокуратуры изготавливаются в централизованном порядке Генеральной прокуратурой Кыргызской Республики. Подчиненные  прокуратуры обеспечиваются ими в количестве согласно поданной заявке.

217. Управление кадров Генеральной прокуратуры, старшие помощники прокуроров по кадрам вышестоящих прокуратур ведут строгий  учет служебных удостоверений, пропусков и выдают их только под расписку.

218. Удостоверение выдается за подписью руководителя органа прокуратуры, назначившего работника на должность или его заместителя, только после издания соответствующего приказа Генеральной прокуратуры республики и вышестоящих прокуратур.

219. В случае утраты служебного удостоверения работник прокуратуры обязан немедленно сообщить об этом руководству прокуратуры. По факту утраты управление кадров проводит служебную проверку.

220. Обмен удостоверений или пропусков производится при перемещении на другую должность, присвоении или изменении классного чина, истечении срока их действия, а также в случае утраты или повреждения.

221. При увольнении работника органа прокуратуры удостоверение или пропуск изымаются и уничтожаются работниками управления кадров (старшим помощником прокурора по кадрам) в установленном порядке.

§3 Учет, хранение  печатей и штампов

222. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.

223. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

224. Гербовая печать с наименованием прокуратуры проставляется на процессуальных документах: постановлениях о производстве обыска, выемки, избрании меры пресечения, ее изменении или отмене, санкционировании решений о применении актов амнистии, продлении срока следствия и содержания под стражей и т.д.; на справках о реабилитации; на банковских поручениях и других финансовых документах;  и в иных необходимых случаях, определяемых руководством прокуратуры.

В Генеральной прокуратуре Кыргызской Республики гербовые печати проставляются на документах, указанных в приложении 33.

Оттиск печати проставляется на документах таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

225. Управление кадров имеет малую металлическую или выжимную гербовую печать для удостоверений.

В вышестоящих прокуратурах простые печати могут иметь служба документооборота, финансово-хозяйственные и кадровые службы.

226. Все печати и штампы, факсимиле изготовляются по требованиям, подписанным руководителем прокуратуры и с разрешения органов внутренних дел.

Образцы печатей и штампов подразделениям Генеральной прокуратуры  согласовываются с отделом приема граждан и документооборота, в областных, городских, районных прокуратурах - со службами документооборота, где они регистрируются, учитываются в книге (приложение 34) и выдаются под расписку.

227. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в вышестоящих прокуратурах возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений, в районных (городских) прокуратурах – на прокуроров.

Работники, получившие печати и штампы, несут персональную ответственность за их сохранность и использование. Передача печатей и штампов другим сотрудникам производится только через отдел приема граждан и  документооборота Генеральной прокуратуры и соответствующие подразделения нижестоящих прокуратур.

228. При смене руководителя прокуратуры печати и штампы передаются вновь назначенному прокурору  по акту.

229. Проверка наличия печатей, штампов производится отделом приема граждан и документооборота не реже одного раза в год.

О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после последней записи. В случае обнаружения нарушений в учете, хранении и использовании печатей и штампов отдел приема граждан и документооборота проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры.

230. В случаях утери печатей и штампов  незамедлительно ставятся в известность в Генеральной прокуратуре республики - отдел приема граждан и документооборота, в других прокуратурах - руководитель прокуратуры. С обязательным участием работников этих подразделений производится уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов в структурных подразделениях вышестоящей прокуратуры.

  • Интернет-приемная
    Отправить сообщение

     
  • Антикоррупция

    Уважаемые граждане!
    Просим Вас сообщать о коррупционных схемах или проявлениях коррупции в органы прокуратуры КР:
    Телефон доверия:
    +996 (312) 54-28-18
    (с 9:00 до 18:00 по будням)
    (0312) 88-90-33
    Отдел по надзору за соблюдением прав предпринимателей и защиты инвесторов
     
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •